Vad är kommunikation?

Kommunikation är processen för att skicka och ta emot meddelanden via verbala eller icke-verbala medel, inklusive tal eller muntlig kommunikation; skrivning och grafiska framställningar (såsom infografik, kartor och diagram); och tecken, signaler och beteende. Enklare sägs att kommunikation är "skapandet och utbytet av mening." 

Mediekritiker och teoretiker James Carey definierade kommunikation som "en symbolisk process där verkligheten produceras, upprätthålls, repareras och omvandlas" i sin bok "Kommunikation som kultur" från 1992, vilket innebär att vi definierar vår verklighet genom att dela vår erfarenhet med andra.

Alla varelser på jorden har utvecklat medel för att förmedla sina känslor och tankar till varandra. Men det är människans förmåga att använda ord och språk för att överföra specifika betydelser som skiljer dem från djurriket.

Komponenter i kommunikation

För att dela upp det, i varje kommunikation finns det en avsändare och en mottagare, ett meddelande och tolkningar av betydelse i båda ändarna. Mottagaren ger feedback till avsändaren av meddelandet, både under meddelandets överföring och därefter. Återkopplingssignaler kan vara verbala eller icke verbala, som att nicka i överensstämmelse eller titta bort och sucka eller andra otaliga gester.

Det finns också sammanhanget för meddelandet, miljön som det ges i och potential för störningar under sändning eller mottagande. 

Om mottagaren kan se avsändaren kan han eller hon inte bara få meddelandets innehåll utan också icke-verbal kommunikation som avsändaren avger, från förtroende till nervositet, professionalism till flippancy. Om mottagaren kan höra avsändaren kan han eller hon också hämta ledtrådar från avsändarens tonfall, till exempel betoning och känslor. 

Retorisk kommunikation - den skriftliga formen

En annan sak som skiljer människor från sina djur samboare är vår användning av att skriva som ett kommunikationsmedel, som har varit en del av den mänskliga erfarenheten i mer än 5 000 år. I själva verket beräknas den första uppsatsen - sammanfallande om att tala effektivt - vara från omkring 3 000 f.Kr., med ursprung i Egypten, även om det inte var förrän senare att den allmänna befolkningen ansågs vara läskunnig.

Ändå konstaterar James C. McCroskey i "En introduktion till retorisk kommunikation" att texter som dessa "är betydelsefulla eftersom de konstaterar det historiska faktumet att intresset för retorisk kommunikation är nästan 5 000 år gammal." I själva verket hävdar McCroskey att de flesta forntida texter har skrivits som instruktioner för att kommunicera effektivt, vilket ytterligare betonade tidiga civilisationers värde att främja praxis.

Genom tiden har detta förtroende bara vuxit, särskilt i Internetåldern. Nu är skriftlig eller retorisk kommunikation ett av de gynnade och primära sätten att prata med varandra - vare sig det är ett direktmeddelande eller en text, ett Facebook-inlägg eller en tweet.

Som Daniel Boorstin noterade i "Demokrati och dess missnöje" har "den viktigaste enskilda förändringen" i det mänskliga medvetandet under förra seklet, och särskilt i det amerikanska medvetandet, varit mångfalden av medel och former för det vi kallar "kommunikation". "Detta är särskilt sant i modern tid med tillkomsten av sms, e-post och sociala medier som kommunikationsformer med andra runt om i världen. Med fler kommunikationsmedel finns det nu ännu fler sätt att missförstå än någonsin.

Om ett meddelande bara innehåller det skrivna ordet (till exempel en text eller e-post), måste avsändaren vara säker på att det är tydligt, att det inte kan tolkas fel. E-postmeddelanden kan ofta bli förkylta eller klippta utan att det är avsändarens avsikt, men det anses dock inte som professionellt att ha uttryckssymboler i formell kommunikation för att förmedla rätt mening och sammanhang.  

Innan du öppnar din mun eller slår "skicka"

Innan du förbereder ditt meddelande, oavsett om det kommer att vara personligen en-mot-en, framför en publik, via telefon eller gjort skriftligt, ska du tänka på publiken som får din information, sammanhanget och dina medel att förmedla det. Vilket sätt kommer att vara det mest effektiva? Vad måste du göra för att säkerställa att det förmedlas ordentligt? Vad vill du se till att du inte transportera?

Om det är viktigt och kommer att vidarebefordras i ett professionellt sammanhang, kan du kanske öva i förväg, förbereda bilder och grafik och välja professionella kläder så att ditt utseende eller sätt inte distraherar från ditt meddelande. Om det är ett skriftligt meddelande som du förbereder, kommer du sannolikt att vilja läsa korrekt, se till att mottagarens namn stavas korrekt och läs det högt för att hitta tappade ord eller klumpig frasering innan du skickar det.