Vad är affärs- och tekniska rapporter?

En rapport är ett dokument som presenterar information i ett organiserat format för en specifik målgrupp och syfte. Även om sammanfattningar av rapporter kan levereras muntligt, är fullständiga rapporter nästan alltid i form av skriftliga dokument.

I "Samtida affärsrapporter"Kuiper och Clippinger definierar affärsrapporter som "organiserade, objektiva presentationer av observationer, erfarenheter eller fakta som används i beslutsprocessen."

Sharma och Mohan definierar en teknisk rapportsom "ett skriftligt uttalande om fakta om en situation, projekt, process eller test; hur dessa fakta konstaterades; deras betydelse; de ​​slutsatser som har dragits från dem och [i vissa fall] de rekommendationer som görs" i "Affärskorrespondens och rapportskrivning."

Rapporterstyper inkluderar memo, protokoll, labbrapporter, bokrapporter, lägesrapporter, motiveringsrapporter, efterlevnadsrapporter, årsrapporter och policyer och rutiner.

observationer

H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke och Mary John O'Hair, "Business Communication: A Framework for Success"

"Rapporter kan uppfylla fyra olika, och ibland relaterade, funktioner. De kan användas som kontroller för att säkerställa att alla avdelningar fungerar korrekt, att ge information, ge en analys och för att övertyga andra att agera."

Egenskaper för effektiva rapporter

Shirley Kuiper och Dorinda Clippinger, "Samtida affärsrapporter"

"Effektiva rapporter förstås av läsaren som författaren avsåg, och de påverkar läsaren att agera som författaren önskade. Författarens mål uppnås troligen om de överensstämmer med läsarens behov och mål. En effektiv rapport är empatisk, korrekt, fullständig, kortfattad och tydlig. Framför allt visar en effektiv rapport information etiskt. "

Warren Buffet på att kommunicera med en publik

Warren Buffet, förord ​​till "En vanlig engelsk handbok"

"Ett ursprungligt men användbart tips: Skriv med en specifik person i åtanke. När jag skriver Berkshire Hathaways årsrapport låtsas jag att jag pratar med mina systrar. Jag har inga problem med att föreställa dem: även om de är mycket intelligenta är de inte experter på redovisning eller De kommer att förstå vanligt engelska, men jargong kan pussla dem. Mitt mål är helt enkelt att ge dem den information som jag skulle vilja att de skulle ge mig om våra positioner vändes. För att lyckas behöver jag inte vara Shakespeare; jag måste men har en uppriktig önskan att informera. "

Långa och korta rapporter

John M. Lannon, "Teknisk kommunikation"

"I den professionella världen litar beslutsfattarna på två breda typer av rapporter: Vissa rapporter fokuserar främst på information ("vad vi gör nu", vad vi gjorde förra månaden, "vad vår kundundersökning hittade," vad som hände på avdelningsmötet "). Men utöver att bara tillhandahålla information inkluderar många rapporter också analys ("vad denna information betyder för oss," vilka handlingsplaner som ska övervägas, "vad vi rekommenderar och varför").

"För varje lång (formell) rapport leder otaliga korta (informella) rapporter till välgrundade beslut i frågor som är så olika som de mest bekväma kontorsstolarna att köpa till den bästa rekryteringen att anställa för ledarutbildning. Till skillnad från långa rapporter kräver de flesta korta rapporter inga utökad planering, är snabbt förberedda, innehåller liten eller ingen bakgrundsinformation och har inget fram- eller slutämne (titelsida, innehållsförteckning, ordlista, osv.) Men trots deras kortfattade information ger korta rapporter den information och analys som läsarna behöver ".

källor

Kuiper, Shirley. "Samtida affärsrapporter." Dorinda Clippinger, 5: e upplagan, Cengage Learning, 6 februari 2012.