En mottagares roll i tydlig, effektiv kommunikation är en viktig roll

I kommunikationsprocessen är "mottagaren" lyssnaren, läsaren eller observatören - det vill säga individen (eller gruppen av individer) som ett meddelande riktas till. Mottagaren kallas också "publiken" eller avkodaren.

Personen som initierar ett meddelande i kommunikationsprocessen kallas "avsändaren". Enkelt uttryckt är ett "effektivt" meddelande ett som mottas på det sätt som avsändaren avsåg. Det kan uppstå problem i båda ändarna som förhindrar att det avsedda meddelandet kommer fram till mottagaren.

Meddelandet och potentiella problem

Till exempel ställer Paige Bill en fråga muntligt. Meddelandet reser genom luften, "kanalen" till Bills öron. Han svarar. Paige är avsändaren, frågan är meddelandet och Bill är mottagaren och ger Paige feedback genom att besvara frågan.

Mycket många områden och sätt finns där problem kan uppstå även i detta korta utbyte. Om Paige viskar kanske Bill inte hör det. Kanske han hör bara en del av det och svarar på en fråga som faktiskt inte ställdes, och så är Paige förvirrad. Kanske finns det bakgrundsbrus, eller så är frågan inte klar. Om Bill blir distraherad av något och inte uppmärksammar, kan han missa några av orden och svara på ett adekvat sätt - eller han kan missa frågan helt så att utbytet måste börja igen. Om han inte tittar på Paige när hon ställer frågan, skulle han missa alla kroppsspråk som skulle ge subtext till frågan.

Om Paige skickar ett e-postmeddelande eller textmeddelande till Bill, kan det uppstå problem eftersom Bill inte har Paiges kroppsspråk eller röstton att tolka, vilket kan lägga till information till meddelandet. Autokorrigeringen kan ha infogat fel i texten, eller ett saknat frågetecken kan få en fråga att verka som ett uttalande.

Dessa är alla hinder för effektiv kommunikation. Graden av effektivitet bestäms av hur mycket av meddelandet som förstås av mottagaren.

Avkoda meddelandet

I boken "Business Communication" lägger författarna Carol M. Lehman och Debbie D. DuFrene ut det här sättet:

"Mottagarens uppgift är att tolka avsändarens meddelande, både verbala och icke verbala, med så lite snedvridning som möjligt. Processen att tolka meddelandet kallas avkodning. Eftersom ord och icke verbala signaler har olika betydelser för olika människor, kan otaliga problem uppstå vid denna punkt i kommunikationsprocessen:

"Avsändaren kodar otillräckligt det ursprungliga meddelandet med ord som inte finns i mottagarens ordförråd; tvetydiga, ospecifika idéer eller icke verbala signaler som distraherar mottagaren eller motsäger det verbala meddelandet.

• Mottagaren skrämmas av avsändarens position eller auktoritet, vilket resulterar i en spänning som förhindrar effektiv koncentration på meddelandet och misslyckas med att begära nödvändig förtydligande.
• Mottagaren förutser ämnet som för tråkigt eller svårt att förstå och försöker inte förstå meddelandet.
• Mottagaren är nära inriktad och mottaglig för nya och olika idéer.

"Med det oändliga antalet nedbrytningar som möjligt i varje steg i kommunikationsprocessen är det verkligen ett mirakel att effektiv kommunikation någonsin sker."

Till och med miljön eller mottagarens känslomässiga tillstånd kan påverka avkodningen av meddelandet, till exempel distraktioner i rummet, obehag från mottagarens del, eller stress eller ångest som gör att mottagaren kan sätta in subtekst som avsändaren inte tänkte . Kunskap om sociala eller kulturella sammanhang kan hindra mottagaren från att plocka upp ledtrådar eller också reagera på lämpligt sätt. Relationella sammanhang kan också färga ett meddelande, eftersom meddelanden från nära vänner kan tas emot annorlunda än ett meddelande från en arbetsledare.

Betydelsen av feedback

När det inte är klart för avsändaren att förståelsen har inträffat från mottagarens sida fortsätter kommunikationen, till exempel genom uppföljningsfrågor från endera parten, vidare diskussion eller om avsändaren ger exempel, omfraserar informationen eller andra sätt att förtydligande för att få avsändaren och mottagaren på samma så kallade "våglängd." I en presentation kan avsändaren visa diagram eller bilder för att göra en poäng tydligare för publiken eller läsaren.

Ju fler signaler och kanaler som mottagaren har och är öppen för att ta emot är ofta bättre; till exempel kan det vara lätt att missuppfatta ton eller undertekst i ett e-postmeddelande eller textmeddelande, medan samma meddelande skulle komma igenom tydligt om mottagaren hör personens röst eller pratar med dem ansikte mot ansikte. 

I boken "Planering, implementering och utvärdering av målinriktade kommunikationsprogram" noterar författarna Gary W. Selnow och William D. Crano att kroppsspråk och ton inte bara är kommunikation på avsändarens sida: "Feedback i den interpersonliga inställningen ger en löpande konto för mottagarens mottagning av ett meddelande. Uppenbara ledtrådar som direkta frågor visar hur väl en mottagare bearbetar informationen. Men subtila indikatorer kan också ge information. Till exempel en mottagares gäspning, tystnad när kommentarer förväntas eller uttryck för tristess tyder på att selektiva exponeringsgrindar kan vara i drift. "