Bästa metoder för affärsskrivning

Affärsskrivning är ett professionellt kommunikationsverktyg (även känt som företagskommunikation eller professionellt skrivande). Företag och andra professionella enheter använder för att kommunicera med antingen en intern eller extern publik. Memorandum, rapporter, förslag, e-postmeddelanden och en mängd andra affärsrelaterade skriftliga material är alla former av affärsskrivning.

Tips för effektiv affärsskrivning

Syftet med affärsskrivning är en transaktionell. Naturligtvis avser innehållet i affärsskrivning en affärsenhet, men det hänför sig också till en specifik och målmedveten transaktion mellan författaren och hans eller hennes publik. Enligt Brant W. Knapp, författare till "En projektledares guide för att klara projektledningsprovet, "det bästa företagets skrivande kan förstås" tydligt när du läser snabbt. Meddelandet bör vara välplanerat, enkelt, tydligt och direkt. "

Snabbfakta: Grundläggande mål för affärsskrivning

• Att förmedla information: Former för företagskommunikation, till exempel forskningsrapporter eller policynminer, skrivs för att sprida kunskap.
• Levererar nyheter: Professionellt skrivande används ofta för att dela senaste händelser och prestationer med både interna och externa målgrupper.
• Uppmaning till handling: Företagare använder skrivande i ett försök att påverka andra av många skäl från att sälja varor till godkänd lagstiftare.
• Förklarar eller motiverar en åtgärd: Professionell kommunikation gör det möjligt för en företagare att förklara sin tro eller att motivera sina handlingar.

Följande tips, anpassade från Oxford Living Dictionaries, utgör en bra grund för bästa praxis för affärsskrivning.

• Sätt dina huvudpunkter först. Ange exakt varför du skriver korrespondensen i förväg. Ett undantag från denna regel är för försäljningsbrev. Att påminna mottagaren av ett tidigare möte eller en gemensam anslutning som du delar är ett acceptabelt sätt att öppna eftersom det kan påverka mottagaren att vara mer mottaglig för dina avsedda mål.
• Använd vardagliga ord. Att använda ord som "om" snarare än "angående", "förvänta" snarare än "förutse" och "del" istället för "komponent" kommer att göra ditt skrivande mindre stilted.
• Känner din publik. Såvida det inte riktar sig till en branschspecifik publik, fyll inte dina skrifter med massor av teknisk jargon. (Specifikationer kan bifogas separat.) Justera din ton efter din avsedda läsare. Till exempel skulle ett klagomål ha en mycket annan ton än en referensbrev. Slutligen - detta bör gå utan att säga - använd aldrig nedsättande eller sexistiskt språk, och aktivt arbeta för att eliminera könsmässigt språk från någon form av affärskommunikation.
• Använd sammandragningar när det är möjligt. Affärsskrivning har genomgått en övergång från formell till en mer tillgänglig stil så att använda"vi är" inte "vi är", och "vi" inte "vi har" är vägen att gå. Men det gör du inte alltid måste använda en sammandragning. En bra tumregel är att om en sammandragning förbättrar meningsflödet, använd den; Om meningen är mer övertygande utan den, använd två ord.
• Använd aktiva snarare än passiva verb. Aktiva verb gör det möjligt för läsaren att förstå snabbt och förstå mer fullständigt. Till exempel "Beslutet har genomförts för att avbryta produktionen" lämnar tolkningen av vem som fattade beslutet att kalla det slutar öppna. Å andra sidan är betydelsen av "Vi har beslutat att avbryta produktionen" tydlig.
• Skriv hårt. Återigen, genom att använda exemplet ovan, att välja ordet "beslutat" snarare än "fattat beslutet" underlättar läsningen för publiken.
• Var inte slav till regler i alla situationer. Återigen är det här att känna din publik. Om ditt mål är att göra din skriftliga konversation är det bra att avsluta en mening med en preposition då och då, särskilt för att förbättra flödet och undvika besvärliga konstruktioner. Med det sagt, medan många företag har sina egna inbyggda stilguider, måste elementära regler för stil och grammatik följas för att du skriver och du kan betraktas som professionell. Slurvig skrivning, dåliga ordval eller en oförtjänt alltför bekant attityd kan komma tillbaka för att hemsöka dig.
• Håll dina fontval enkelt. Håll dig fast i en fin, ren typ som Helvetica eller Times New Roman och begräns antalet teckensnitt du använder i korrespondens. Ditt mål är något som är läsbart och lättläst.
• Använd inte överdrivna bilder. Enligt källorna på Teknisk och affärsskrivning, "Grafiska skärmar bör inte utgöra högst 10 till 25 procent av företagets skrivande." För många grafik blir förvirrande och gör att det meddelandet du vill förmedla ofta försämras. Några kraftfulla, väl placerade grafik kommer att göra mer för att få din poäng över än något som ser ut som ett dåligt försök till scrapbooking.