Företagsskrivande fordringar

Ett ansökningsbrevär ett övertygande brev som skickas av en kund till ett företag eller byrå för att identifiera ett problem med en produkt eller tjänst och kan också kallas ett klagomål. 

Vanligtvis öppnas (och stänger ibland) ett ansökningsbrev med en begäran om justeringar, såsom återbetalning, ersättning eller betalning för skadestånd, även om ett hjärtligt öppningsparagraf om transaktionen eller produkten kan vara att föredra.

Som en metod för företagsskrivning skickas ansökningsbrev som en rättsligt bindande kommunikationsform som kan tjäna som bevis om ett fordran tas till domstol. I de flesta fall krävs inte uppträdanden av domstol eftersom företagsmottagaren vanligtvis utarbetar ett svar i form av ett justeringsbrev, som avvecklar fordran.

Huvudelement i ett fordringsbrev

De flesta företagare och forskare är överens om att ett grundläggande ansökningsbrev bör innehålla fyra grundelement: en tydlig förklaring av klagomålet, en förklaring av vilken stridighet detta har orsakat eller de förluster som har lidit på grund av det, en vädjan till ärlighet och rättvisa och ett uttalande av vad du skulle betrakta som en rättvis justering i gengäld.

Precisen i förklaringen är avgörande för att anspråket snabbt och effektivt avgörs, så en anspråksförfattare bör lämna så mycket information om en produkts defekt eller felet i tjänsten som mottas, inklusive datum och tid, beloppet är kostnad och kvitto eller beställning nummer och andra detaljer som hjälper dig att definiera exakt vad som gick fel.

Det besvär som detta fel har orsakat och en vädjan till läsarens mänsklighet och medkänsla är lika viktiga för att få det som författaren vill ha av anspråket. Detta ger läsaren motivation att agera på författarens begäran omedelbart för att rätta till situationen och upprätthålla kunden som kund.

Som R.C. Krishna Mohan skriver i "Business Correspondence and Report Writing" att för att "säkra ett snabbt och tillfredsställande svar, skrivs vanligtvis ett anspråk till chefen för enheten eller den avdelning som ansvarar för misstaget." 

Tips för ett effektivt brev

Tonen i brevet bör hållas till åtminstone en affärsmässig nivå, om inte affärsformell, för att upprätthålla en professionalism till begäran. Vidare bör författaren skriva in klagomålet med antagandet att begäran kommer att beviljas efter mottagandet.

L. Sue Baugh, Maridell Fryar och David A. Thomas skriver i "Hur man skriver förstklassig affärskorrespondens" att du bör "göra ditt påstående exakt och taktfullt", och att det är bäst att "undvika hot, anklagelser eller slöja tips om vad du kommer att göra om saken inte löses snabbt. "

Vänlighet går långt i kundtjänstvärlden, så det är bättre att vädja till mottagarens mänsklighet genom att ange hur problemet har påverkat dig personligen snarare än att hota att bojkotte företaget eller förtala sitt namn. Olyckor inträffar och misstag görs - det finns ingen anledning att vara ocivil.