Släktkorrespondens 101

Du kan inte hitta informationen på Internet och har inte tid eller pengar att besöka domstolen. Inga problem! Att använda posttjänsten för att begära dokument, journaler och annan information om din familj kan spara timmar av din tid. Dödsröster från biblioteket, födelsecertifikat från det viktiga journalkontoret, testament från domstolshuset och äktenskap från kyrkan är bara några av de många poster som finns tillgängliga via mail.

Vilka är forskningsförfrågningar??

Tricket att skaffa information via post är att bli bekant med arkiv och arkivs arkiv och förvar i det område där dina förfäder bodde. Frågor som du behöver ställa innan du begär kopior per post inkluderar:

Kan fotokopior av dokument skickas per post?
Vilka poster finns tillgängliga? För vilka tidsperioder?
Har posteren indexerats?
Kan index för ett visst efternamn erhållas per post?
Vilka är kostnaderna för att få kopior?
Finns det en extra avgift för att begära kopior per post vid besöket personligen?
Vilka betalningsformer accepteras?
Kan förfrågningar faxas eller mailas?
Behövs en fullständig citering (exakt namn, datum etc.) eller kan sökningar utföras?
Vad är den genomsnittliga väntetiden för släktförfrågningar?

Index är nyckeln

För att göra det lättare att begära släktregister per post hjälper det att först få tillgång till publicerade index. Index gör det enkelt att hitta ditt efternamn, kolla efter andra möjliga släktingar som bor i området och utforska möjliga stavvarianter. De ger dig också möjlighet att enkelt begära specifika dokument med volym- och sid- eller certifikatnummer. Många anläggningar har inte resurser för att genomföra släktforskning, men de flesta ger gärna kopior av dokument när de har den specifika källinformation som erhålls via indexet.

Många landhandlingar, viktiga register, invandringsregister och testamente har indexerats och kan erhållas på mikrofilm via ditt lokala Family History Center eller online via FamilySearch. Du kan också skriva direkt till anläggningen (t.ex. ett gärningskontor) och begära kopior av index för ett specifikt efternamn eller tidsram. Men inte alla förvar tillhandahåller denna tjänst.

Motsvarar med förtroende

Om du inte planerar att bara skicka ut en enda begäran, är det användbart att använda ett formulär, kallad en korrespondenslogg, för att hjälpa dig att hålla reda på de begäranden du skickar ut, svaren du får och den information du har fått. Använd korrespondensloggen för att registrera datumet för din begäran, namnet på personen eller arkiven som du motsvarar och den begärda informationen. När du får ett svar, anteckna datumet och den mottagna informationen.

Håll dina förfrågningar korta och till punkten när du begär information och dokument per post. Försök att inte begära mer än en eller två poster per transaktion om du inte har kontrollerat i förväg med den person som hanterar din begäran. Vissa anläggningar kräver att varje enskild begäran hanteras i en separat transaktion, medan andra gärna kopierar två dussin dokument för dig. Inkludera betalning, om det behövs, tillsammans med ditt brev. Om det inte krävs betalning är det alltid trevligt att erbjuda en donation. Bibliotek, genealogiska föreningar och kyrkor uppskattar särskilt denna gest. Vissa förvar kan skicka en faktura efter att ha mottagit din första begäran, baserat på det faktiska antalet fotokopior som krävs av de dokument du begärt. I de flesta fall måste du sedan skicka betalning innan du får kopiorna.

Tips för att säkerställa ett svar

För de bästa chanserna att uppmuntra ett framgångsrikt svar på dina önskemål:

Håll ditt brev kort och enkelt. Ange vilken information du behöver och inkludera endast bakgrundsinformation som kan hjälpa någon att hitta svaret på din begäran.
Inkludera alternativa stavningsnamn, smeknamn osv. Under vilka eventuella poster kan hittas.
Inkludera alltid ett självadresserat, stämplat kuvert (SASE)
Inkludera ditt namn och din adress på brevet och SASE
Inkludera din e-postadress och telefonnummer i ditt brev. Detta gör att den person som hanterar din förfrågan kontakta dig snabbt om de har några frågor.
Var artig och artig. "Snälla" och "tack" går långt.
Korrekturläsa ditt brev för grammatik och stavning, se till att din begäran är lätt att förstå och att du har inkluderat exakta namn, datum och platser.
Förvara en kopia av ditt brev, åtminstone tills du får ett svar, och notera det i din korrespondenslogg.

Mycket av din släktforskning kan framgångsrikt utföras via post så länge du gör dina läxor, är artig och hänsynsfull i all din korrespondens och hålla goda resultat över dina resultat. Lycklig jakt!

Humaniora