Vad är ett memorandum? Definition och exempel

Ett memorandum, mer känt som en PM, är ett kort meddelande eller post som används för intern kommunikation i ett företag. När den primära formen för intern skriftlig kommunikation har memorandum minskat i användning sedan införandet av e-post och andra former av elektronisk meddelanden; Men att kunna skriva tydliga memos kan verkligen tjäna dig bra när du skriver interna affärsmails, eftersom de ofta tjänar samma syfte.

Syftet med memos

Anteckningar kan användas för att snabbt kommunicera med en bred publik något kort men viktigt, såsom förfarandeförändringar, prisökningar, tillägg till policyer, mötesplaner, påminnelser för team eller sammanfattningar av avtalsvillkor, till exempel.

Skriva effektiva memos

Kommunikationsstrategen Barbara Diggs-Brown säger att ett effektivt memo är "kort, kortfattat, mycket organiserat och aldrig sent. Det bör förutse och besvara alla frågor som en läsare kan ha. Det ger aldrig onödig eller förvirrande information."

Var tydlig, vara fokuserad, vara kort men fullständig. Ta en professionell ton och skriv som om världen kunde läsa den, det vill säga, inkludera inte någon information som är för känslig för alla att se, särskilt i denna tidsålder för kopiering och klistra in eller "klicka och framåt."

Formatera

Börja med grunderna: till vilken artikeln är riktad, datum och ämnesraden. Starta memo-kroppen med ett tydligt syfte, ange vad du behöver läsarna att veta och avsluta med vad du behöver läsarna göra, om det behövs. Kom ihåg att anställda bara kan skumma över memo vid mottagandet, så använd korta stycken, underrubriker och var du kan använda listor. Dessa är "inträdespunkter" för ögat så att läsaren lätt kan hänvisa tillbaka till den del av memo som han eller hon behöver.

Glöm inte att korrekturläsa. Om du läser högt kan du hitta tappade ord, upprepning och besvärliga meningar.

Exempel Memo Om ändring av utskriftsschema

Här är ett exempel på internt memo från ett fiktivt publiceringsföretag som informerar anställda om kommande schemaläggningar på grund av en Thanksgiving-semester. Produktionen kunde också ha skickat separata memos till separata avdelningar, särskilt om det fanns mer detaljer som varje avdelning behövde och som inte skulle gälla de andra avdelningarna.

Till: Alla anställda

Från: E.J. Smith, produktionsledare

Datum: 1 november 2018

Ämne: Thanksgiving Print Schedule Change

Produktionen vill påminna alla om att Thanksgiving-helgen kommer att påverka våra trycktider denna månad. Alla papperssidor som normalt går ut till skrivaren via UPS på en torsdag eller fredag ​​under veckan måste gå ut till 3 p.m. på onsdagen den 21 november.

Annonsförsäljning och redaktionella avdelningar

• Se till att alla som skickar text eller bilder för publicering inte är på semester veckan den 19. Ställ in tidsfrister tidigare för allt som kommer utanför. 
• Vänligen veta att interna fotografier och grafiska formgivare kommer att ha mer arbete och mindre tid att göra det, så vänligen dirigera ditt arbete till rätt avdelning tidigare än normalt.
• Skicka inte "rusa" arbete senare än 16 november. Eventuella artiklar med kort vändning som behövs Thanksgivingveckan kan inte garanteras att de är slutförda vid de tidigare tidsfristerna och måste gå igenom schemaläggarens skrivbord för godkännande innan de tilldelas. Var tidigt istället.

Foto- och grafikavdelningar

• Alla medlemmar i konstavdelningen kommer att få lägga till övertid under november efter behov för att hantera krisen i början av semestern och de tidigare tidsfristerna. 

Tack i förväg, alla, för din hjälp med att skaffa in material så tidigt som möjligt och för din omtanke för produktionsavdelningens personal.

Exempel Memo About a Meeting

Följande är ett fiktivt memo för att inrätta ett möte med medlemmar i ett team som återvänder från en mässa.

Till: Trade Show Team

Från: C.C. Jones, marknadsansvarig

Datum: 10 juli 2018

Ämne: Trade Show Return Meeting

När du återvänder till jobbet fredag ​​20 juli, från mässan, låt oss planera ett lunchtidsmöte på middagstid i mötesrummet på östra vingen för att gå igenom hur det gick. Låt oss planera att diskutera vad som fungerade bra och vad som inte gjorde, till exempel:

• Antal dagars närvaro
• Mängd och typer av marknadsföringsmaterial som tillhandahålls
• Stand visas
• Hur giveaways mottogs
• Platsen för monter och trafik vid olika tidpunkter på dagen
• Vad som väckte intresse för förbipasserande
• Båtpersonalnivåer

Jag vet att när du kommer tillbaka från en mässa så har du en miljon saker att följa upp, så vi kommer att hålla mötet 90 minuter eller mindre. Kom beredd med din feedback och konstruktiv kritik om marknadsföringsaspekterna av showen. Befintlig kundåterkoppling och nya kundledningar kommer att behandlas i ett separat möte med produkt- och säljteam. Tack för ditt arbete på utställningen.

Källa

Diggs-Brown, Barbara. PR Styleguide. 3: e upplagan, Cengage Learning, 2012.