Hur man formaterar och skriver ett enkelt affärsbrev

Människor skriver affärsbrev och e-postmeddelanden av olika skäl som att begära information, att genomföra transaktioner, säkra anställning och så vidare. Effektiv affärskorrespondens bör vara tydlig och kortfattad, respektfull i ton och formaterad korrekt. Genom att dela upp ett affärsbrev i dess grundläggande komponenter kan du lära dig att kommunicera effektivt och förbättra dina färdigheter som författare.

Det grundläggande

Ett typiskt affärsbrev innehåller tre avsnitt, en introduktion, ett organ och en slutsats. 

1. Inledningen: Inledningen indikerar vem författaren adresserar. Om du skriver till någon du inte känner eller har träffat en kort stund kan introduktionen också vara en kort anledning till varför du skriver. Vanligtvis är introduktionen bara en mening eller två i längd.
2. Kroppen: Bokstäverna är där du anger ditt företag. Det här avsnittet kan vara så kort som några meningar eller flera stycken i längd. Det beror på den detaljeringsgrad som krävs för att beskriva ämnet.
3. Slutsatsen: Slutsatsen är det sista avsnittet där du kommer att kräva framtida åtgärder. Detta kan vara en chans att prata personligen, begära ytterligare information eller genomföra en transaktion. Liksom introduktionen bör detta avsnitt inte vara mer än en mening eller två och måste tydliggöra vad du vill ha från den person som läser ditt brev.

Inledningen

Tonen i introduktionen beror på ditt förhållande till brevmottagaren. Om du talar till en nära vän eller en företagskollega är det acceptabelt att använda deras förnamn. Men om du skriver till någon du inte känner, är det bäst att adressera dem formellt i hälsningen. Om du inte vet namnet på personen du skriver till, använd deras titel eller en allmän adressform.

Några exempel:

• Kära personaldirektör
• Kära herr eller fru
• Kära Dr., Mr, Mrs., Ms. (Efternamn)
• Kära Frank (använd detta om personen är en nära företagskontakt eller vän)

Att skriva till en viss person är alltid att föredra. I allmänhet, använd Mr. när du talar män och Ms för kvinnor i hälsningen. Använd bara titeln läkare för de som är i medicin. Du bör alltid börja ett affärsbrev med ordet "Dear", men det är ett alternativ för affärsmails som är mindre formella.

Om du skriver till någon du inte känner eller har träffat bara i förbigående, kanske du vill följa hälsningen genom att ge något sammanhang för varför du kontaktar den personen.

Några exempel:

• Med hänvisning till din annons i Times ...
• Jag följer upp vårt telefonsamtal igår.
• Tack för ditt brev av 5 mars.

Kroppen

Merparten av ett affärsbrev finns i kroppen. Det är här författaren anger sin orsak till motsvarande. Till exempel: 

• Jag skriver för att fråga om positionen i The Daily Mail.
• Jag skriver för att bekräfta leveransinformationen på beställning # 2346.
• Jag skriver för att be om ursäkt för de svårigheter du upplevde förra veckan på vår filial.

När du har angett det allmänna skälet för att skriva ditt företagsbrev, använd kroppen för att ge ytterligare information. Du kan till exempel skicka en klient viktiga dokument för att underteckna, be om ursäkt till en kund för dålig service, begära information från en källa eller av någon annan anledning. Oavsett anledning, kom ihåg att använda språk som är artigt och artigt.

Till exempel:

• Jag skulle vara tacksam att träffa dig nästa vecka.
• Skulle du eventuellt ha tid till ett möte nästa vecka??
• Jag skulle vara glad att ge er en rundtur i vår anläggning den kommande månaden.
• Tyvärr måste vi skjuta upp mötet till 1 juni.
• Bifogat hittar du en kopia av kontraktet. Vänligen signera där det anges.