Struktur av ett formellt brev

Formella engelska brev ersätts snabbt med e-post. Men den formella brevstrukturen du lär dig kan fortfarande tillämpas på affärsmails och andra formella e-postmeddelanden. Följ dessa strukturtips för att skriva effektiva formella affärsbrev och e-postmeddelanden.

Ett syfte för varje stycke

Första paragrafen: Första stycket i formella brev bör innehålla en introduktion till syftet med brevet. Det är vanligt att först tacka någon eller att presentera sig själv.

Kära Herr Anders,

Tack för att du tog dig tid att träffa mig förra veckan. Jag skulle vilja följa upp vår konversation och ha några frågor till dig.

Avsnitt för organ: De andra och följande styckena ska tillhandahålla huvudinformationen i brevet och bygga vidare på det huvudsakliga syftet i det inledande första stycket.

Vårt projekt går framåt enligt schemat. Vi vill utveckla ett utbildningsprogram för personal på de nya platserna. För detta ändamål har vi beslutat att hyra ut plats i det lokala affärsutställningscentret. Ny personal kommer att utbildas av våra experter på personal under tre dagar. På detta sätt kan vi möta efterfrågan från första dagen.

Sista stycket: Det sista stycket ska kort sammanfattas avsikten med det formella skrivelsen och avslutas med en viss uppmaning.

Tack för att du beaktar mina förslag. Jag ser fram emot ett tillfälle att diskutera denna fråga ytterligare.

Formella brevdetaljer

Öppna med ett uttryck för formell adress, till exempel:

Kära herr, fru (fröken, fröken) - om du vet namnet på den person du skriver till. Använda sig av Kära Herr / Fru om du inte vet namnet på personen du skriver till, eller Till den som detta berör

Använd alltid Fröken för kvinnor såvida du inte särskilt ombeds att använda Fru eller Fröken.

Börjar ditt brev

Ge först en anledning till att skriva. Om du börjar korrespondens med någon om något eller ber om information, börja med att ange en anledning att skriva:

• Jag skriver för att informera dig om ...
• Jag skriver för att fråga / fråga om ...
• Jag skriver för att fråga om information för småföretag.
• Jag skriver för att informera dig om att vi ännu inte har betalat för ...

Ofta skrivs formella brev för att uttrycka tack. Detta gäller särskilt när du skriver som svar på en förfrågan av något slag eller när du skriver för att uttrycka uppskattning för en jobbintervju, en referens eller annan professionell hjälp du har fått. 

Här är några användbara tacksamhetsfraser:

• Tack för ditt brev (datum) förfrågan om ...
• Vi vill tacka er för ditt brev (datum) som ber om / begär information om ...
• Som svar på ditt brev (datum) vill vi tacka dig för ditt intresse för ...

Exempel:

• Jag vill tacka er för ert brev av den 22 januari där du begär information om vår nya gräsklippare.
• Som svar på ditt brev av den 23 oktober 1997 vill vi tacka er för ditt intresse för vår nya produktlinje.

Använd följande fraser när du ber om hjälp:

• Jag skulle vara tacksam om du kunde + verb
• Skulle du bry dig om + verb + ing?
• Skulle det vara för mycket att be om att ...

Exempel:

• Jag skulle vara tacksam om du kunde skicka mig en broschyr.
• Skulle du tänka dig ringa mig nästa vecka??
• Skulle det vara för mycket att begära att vår betalning skjuts upp i två veckor?

Följande fraser används för att erbjuda hjälp:

• Jag skulle gärna + verba
• Vi skulle gärna + verba

Exempel:

• Jag skulle gärna svara på alla frågor du har.
• Vi skulle gärna hjälpa dig att hitta en ny plats.

Bifogande dokument

I några formella brev måste du inkludera dokument eller annan information. Använd följande fraser för att uppmärksamma alla bifogade dokument som du kan ha inkluderat.

• Bifogat vänligen hitta + substantiv
• Bifogat hittar du ... + substantiv
• Vi bifogar ... + substantiv

Exempel:

• Bifogat hittar du en kopia av vår broschyr.
• Bifogat finns en kopia av vår broschyr.
• Vi bifogar en broschyr.

Obs! Om du skriver ett formellt e-postmeddelande, använd fasen: bifogad, vänligen hitta / bifogad hittar du.

Avslutande kommentarer

Avsluta alltid ett formellt brev med någon uppmaning eller hänvisning till ett framtida resultat du önskar. Några av alternativen inkluderar:

En hänvisning till ett framtida möte:

• Jag ser fram emot att träffa / träffa dig
• Jag ser fram emot att träffa dig nästa vecka.

Ett erbjudande om ytterligare hjälp

• Tveka inte att kontakta mig om du har några frågor angående detta.
• Kontakta mig om du behöver ytterligare hjälp.

Ett formellt tecken

Signera brevet med en av följande fraser:

• Med vänlig hälsning,
• Med vänliga hälsningar,

Mindre formell

• Med vänliga hälsningar.
• vänliga hälsningar.

Se till att skriva under ditt brev för hand följt av ditt skrivna namn.

Blockformat

Formella bokstäver skrivna i blockformat placerar allt på vänster sida av sidan. Placera din adress eller ditt företags adress högst upp på brevet till vänster (eller använd ditt företags brevhuvud) följt av adressen till personen och / eller företaget du skriver till, alla placerade på vänster sida av sidan. Tryck på tangenten returnera ett antal gånger och använd datumet.

Standardformat

I formella brev skrivna i standardformat placerar du din adress eller ditt företags adress högst upp på brevet till höger. Placera adressen till personen och / eller företaget du skriver på vänster sida av sidan. Placera datumet på höger sida av sidan i linje med din adress.