Grunderna för att skriva en förfrågningsbrev

När du vill be ett företag om mer information om en produkt eller tjänst eller för annan information, skriver du en förfrågan. När de skrivs av konsumenter är dessa typer av brev ofta svar på en annons som ses i en tidning, tidning eller reklam på TV. De kan skrivas och mailas eller mailas. I en affärs-till-affärsinställning kan ett företags anställda skriva förfrågningar för att ställa samma typer av frågor om produkter och tjänster. Till exempel kan en företagsrepresentant vilja ha information om att köpa produkter i grossistled från en distributör, eller ett växande litet företag kan behöva lägga ut sin bokföring och lön och vill kontrakt med ett företag.

För ytterligare typer av affärsbrev kan du hitta exempel på olika typer av affärsbrev för att förfina dina färdigheter för specifika affärsändamål, såsom att göra förfrågningar, justera anspråk, skriva omslag och mer.

Papperskopior

För professionellt utseende papperskopior, placera ditt eller ditt företags adress högst upp på brevet (eller använd ditt företags brevpapper) följt av adressen till företaget du skriver till. Datumet kan antingen placeras i dubbel avstånd (slå retur / ange två gånger) eller till höger. Om du använder en stil som har datumet till höger, ska du sträcka in dina stycken och inte placera en rad mellan dem. Om du håller allt i linje till vänster ska du inte sträcka in stycken och lägga ett avstånd mellan dem.

Lämna en rad med utrymme innan du stänger, och fyra till sex rader med utrymme för dig att ha utrymme att handteckna brevet.

E-postförfrågningar

Om du använder e-post är det lättare för läsarnas ögon att ha stycken med en rad mellan dem, så spola allt kvar. E-postmeddelandet kommer automatiskt att ha datumet för när det skickades, så du behöver inte lägga till datumet, och du behöver bara en rad tomt mellanrum mellan din stängning och ditt skrivna namn. Placera din företags kontaktinformation (till exempel din telefonförlängning så att någon enkelt kan komma tillbaka till dig) längst ner efter ditt namn. 

Det är lätt att vara för avslappnad med e-post. Om du vill vara professionell för det företag du skriver till ska du hålla fast vid reglerna och tonen för formell brevskrivning för bästa resultat och korrekturläsa ditt brev innan du skickar ut det. Det är så lätt att ta bort ett e-postmeddelande, trycka på Skicka direkt och sedan upptäcka ett misstag vid omläsning. Korrigera fel innan du skickar för att göra ett bättre första intryck.

Viktigt språk för ett företagsförfrågningsbrev

• Starten: "Dear Sir eller Madam" eller "To Whom It May Concern" (mycket formellt, används när du inte känner personen du skriver till). Om du redan känner din kontakt är det bättre än att vara anonym.
• Med referens: "Med hänvisning till din annons (annons) i ..." eller "När det gäller din annons (annons) i ..." Ge företaget sammanhang till varför du skriver, direkt.
• Begär en katalog, broschyr osv: Lägg till ett komma efter referensen och fortsätt "kan du skicka mig information om ..."
• Begär mer information: Om du har mer att söka, lägg till "Jag skulle också vilja veta ..." eller "Kan du säga mig om ..."
• Sammanfattande uppmaning: "Jag ser fram emot att höra från dig ..." eller "Kan du snälla ringa mig mellan timmarna om ..."
• Stängning: Använd "Med vänlig hälsning" eller "Din trogen" för att stänga.
• Signatur: Lägg till din titel på raden efter ditt namn.

Ett exempel på papperskopia

Ditt namn
Din gatuadress
City, ST Zip

Företagsnamn
Företagsadress
City, ST Zip

12 september 2017

Till den som detta berör:

Med hänvisning till din annons i gårdagens New York Times, kan du skicka mig en kopia av din senaste katalog? Finns det också online?

Jag ser fram emot att höra från dig.

Med vänlig hälsning,

(Signatur)

Ditt namn

Din jobbtitel
Ditt företags namn