När ditt rekommendationsbrev för Grad School inte kommer

Rekommendationsbrev är en viktig del av din ansökan till forskarskolan. Alla ansökningar kräver flera rekommendationsbrev från yrkesverksamma, vanligtvis fakultetsmedlemmar, som utvärderar din kapacitet för examensarbete. Att välja fakultet för att närma sig och söka rekommendationsbrev är utmanande. Sökande andas vanligtvis ett lättnadsförsök när flera fakultetsmedlemmar har kommit överens om att skriva på deras vägnar.

Att fråga är inte tillräckligt

När du har fått dina brev får du inte vila på dina lagrar. Håll dig medveten om statusen för din ansökan, särskilt om varje program har fått dina rekommendationer. Din ansökan kommer inte att läsas - inte ett ord passerar antagningskommitténs ögon - förrän den är klar. Din ansökan är inte klar förrän alla rekommendationsbrev har tagits emot.

De flesta forskarutbildningar informerar studenter om statusen för deras ansökningar. Vissa skickar e-post till elever med ofullständiga ansökningar. Många har spårningssystem online som gör det möjligt för elever att logga in och bestämma deras status. Utnyttja möjligheterna att kolla in din ansökan. Rekommendationsbrev kommer inte alltid i tid - eller alls.

Nu då?

När antagningsfristerna snart närmar sig är det upp till dig att se till att din ansökan är klar. Om ett rekommendationsbrev saknas, måste du närma dig fakultetsmedlemmen och ge en mild nudge.

Många studenter tycker att det är svårt att begära rekommendationer. Att följa upp sena brev är ofta förfalskande. Var inte rädd. Det är en stereotyp, men ofta sant att många fakultetsmedlemmar är tröga. De är sent till klassen, sent återvänder studentarbete och sent med att skicka rekommendationsbrev. Professorer kan förklara att forskarutbildningarna förväntar sig att fakultetsbrev är sent. Det kan vara sant (eller inte), men det är ditt jobb att se till att dina brev kommer i tid. Du kan inte kontrollera fakultetsmedlemmarnas beteende, men du kan erbjuda milda påminnelser.

Skicka e-post till fakultetsmedlemmen och förklara att forskarutbildningen kontaktade dig eftersom din ansökan är ofullständig eftersom de inte har fått alla dina rekommendationsbrev. De flesta fakulteter kommer omedelbart att be om ursäkt, kanske säga att de har glömt och skicka det direkt. Andra kanske inte kontrollerar deras e-postadress eller svarar på ditt meddelande.

Om professorn inte svarar på e-post är ditt nästa steg att ringa. I många fall måste du lämna en röstbrevlåda. Identifiera dig själv. Ange ditt namn. Förklara att du följer upp för att begära att ett rekommendationsbrev är närvarande eftersom forskarutbildningen inte har fått det. Lämna ditt telefonnummer. Tack professor, lämna sedan ditt telefonnummer och namn igen. Tala långsamt och tydligt.

När du pratar med professorn ska du vara saklig (t.ex. "antagningskoordinatoren säger att brevet inte har mottagits") och vara artig. Anklagar inte fakultetsmedlem för att ha varit försenad eller för att försöka undergräva din ansökan. Faktum är att han eller hon förmodligen helt enkelt glömde bort. Kom ihåg att du vill att din professor ska tänka mycket på dig när han eller hon skriver ditt brev, så var artig och uppskattad.

Uppföljning

När du har påmint fakulteten är ditt jobb inte gjort. Följ upp med forskarutbildningarna. Det är upp till dig att se till att din ansökan är klar. Vissa fakulteter kan säga att de kommer att skicka brevet snart, men de kan återigen bli offer för tröghet. Kolla upp. Du kanske finner en vecka eller två senare att brevet fortfarande inte har kommit. Påminn återigen professorn. Den här gången e-post och ring. Det är inte rättvist, men verkligheten är att vissa fakulteter, även om de menar bra, inte skickar rekommendationsbrev i tid. Var medveten om detta och gör ditt bästa för att se till att din kandidatansökan är fullständig och i tid.