10 tips om hur man skriver en bättre, mer professionell e-post

Trots textning och sociala mediers popularitet är e-post fortfarande den vanligaste formen av skriftlig kommunikation i näringslivet - och den som oftast missbrukas. Alltför ofta knäpper, skurrar och skäller e-postmeddelanden som om du var kortfattad innebar att du måste låta bossig. Inte så.

Tänk på detta e-postmeddelande som nyligen skickats till alla anställda på ett stort universitetscampus:

Det är dags att förnya din fakultet / personal parkeringsdekaler. Nya dekaler krävs av 1 november. Parkeringsregler och förordningar kräver att alla fordon som körs på campus måste visa aktuell klistermärke.

Slappar en "Hej!" framför detta meddelande löser inte problemet. Det lägger bara till en falsk luft av chumminess.

Överväg istället hur mycket trevligare och kortare och förmodligen effektivare e-postmeddelandet skulle vara om vi helt enkelt lägger till ett "snälla" och adresserade läsaren direkt:

Förnya din fakultets- / personalparkeringsdekaler före den 1 november.

Naturligtvis, om författaren till e-postmeddelandet verkligen hade haft läsarna i åtanke, kan de ha inkluderat en annan användbar tidbit: en ledtråd om hur och var de ska förnya dekalerna. Använd e-postmeddelandet om parkeringsdekaler som ett exempel och försök att integrera dessa tips i ditt eget skrivande för bättre, tydligare och effektivare e-postmeddelanden:

1. Fyll alltid i ämnesraden med ett ämne som betyder något för din läsare. Inte "dekaler" eller "viktigt!" men "Tidsfrist för nya parkeringsdekaler."
2. Lägg din huvudsak i inledningsmeningen. De flesta läsare håller sig inte kvar för att bli överraskande.
3. Börja aldrig ett meddelande med ett vagt "Detta" -as i "Detta måste göras före 5:00." Ange alltid vad du skriver om.
4. Använd inte ALLA KAPITAL (ingen skrik!) Eller alla små bokstäver heller (såvida du inte är poeten E. E. Cummings).
5. Generellt sett undviker PLZ textspeak (förkortningar och akronymer): Du kanske är ROFLOL (rullar på golvet och skrattar högt), men din läsare kan komma att undra WUWT (vad är det med det).
6. Fatta dig kort och artig. Om ditt meddelande går längre än två eller tre korta stycken, överväga (a) att minska meddelandet eller (b) tillhandahålla en bilaga. Men knäpp inte, knurr eller bark i alla fall.
7. Kom ihåg att säga "snälla" och "tack." Och menar det. Till exempel, "Tack för att du förstår varför eftermiddagsresor har eliminerats" är prissy och små. Dess inte artig.
8. Lägg till ett signaturblock med lämplig kontaktinformation (i de flesta fall ditt namn, företagsadress och telefonnummer, tillsammans med en juridisk ansvarsfriskrivning om ditt företag kräver det). Gör du behöver att röran om signaturblocket med ett smart citat och konstverk? Antagligen inte.
9. Redigera och korrekturläsa innan du trycker på "skicka". Du kanske tror att du är för upptagen för att svettas på små saker, men tyvärr kanske din läsare tror att du är en slarvig dolt.
10. Slutligen, svar snabbt på allvarliga meddelanden. Om du behöver mer än 24 timmar för att samla in information eller fatta ett beslut, skicka ett kort svar som förklarar förseningen.