Effektiva meddelanden om dåliga nyheter inom affärsskrivning

I företagsskrivning, a meddelanden om dåliga nyheter är ett brev, memo eller e-post som förmedlar negativ eller obehaglig informationsinformation som sannolikt kommer att göra dig besviken, upprörd eller till och med ilska en läsare. Det kallas också enindirekt meddelande eller a negativt meddelande.

Meddelanden med dåliga nyheter inkluderar avslag (som svar på jobbansökningar, reklamförfrågningar och liknande), negativa utvärderingar och tillkännagivanden om policyändringar som inte gynnar läsaren.

Ett meddelande om dåliga nyheter börjar konventionellt med ett neutralt eller positivt buffert uttalande innan du introducerar den negativa eller obehagliga informationen. Denna metod kallas indirekt plan.

Exempel och observationer

• "Det är mycket, mycket värre att få dåliga nyheter genom det skrivna ordet än genom att någon helt enkelt säger till dig, och jag är säker på att du förstår varför. När någon helt enkelt berättar dåliga nyheter hör du det en gång, och det är slutet på det Men när dåliga nyheter skrivs ned, vare sig det är i ett brev eller en tidning eller på armen i filtpennpenna, känner du dig som om du får de dåliga nyheterna om och om igen. " (Lemony Snicket, Pepparrot: Bittera sanningar som du inte kan undvika. HarperCollins, 2007)

Exempel: Avslag på en bidragsansökan

På uppdrag av medlemmarna i forsknings- och stipendiekommittén, tack för att du lämnat in en ansökan till årets forskning & stipendiatkonkurrens.

Jag är ledsen att rapportera att ditt bidragsförslag var bland de som inte godkändes för finansiering under våren. Med minskningen av bidragsfonder som orsakats av nedskärningar i budgeten och antalet ansökningar, är jag rädd att många värdefulla förslag inte kunde stödjas.

Även om du inte fick ett bidrag i år, litar jag på att du kommer att fortsätta att driva både interna och externa finansieringsmöjligheter.

Inledande stycket

• "Inledningen i avsnittet meddelanden om dåliga nyheter bör uppnå följande mål: (1) tillhandahålla en buffert för att dämpa de dåliga nyheterna som kommer att följa, (2) låta mottagaren veta vad meddelandet handlar om utan att ange det uppenbara, och (3) tjäna som en övergång till diskussionen om skäl utan att avslöja de dåliga nyheterna eller leda mottagaren att förvänta sig goda nyheter. Om dessa mål kan uppnås i en mening kan den meningen vara första stycket. "(Carol M. Lehman och Debbie D Dufrene, Affärskommunikation, 15: e upplagan Thomson, 2008)

Kroppsparagraf (er)

• "Ge de dåliga nyheterna i meddelandets kropp. Ange det tydligt och tydligt och förklara orsakerna kort och obemärkt. Undvik ursäkter; de försvagar din förklaring eller ståndpunkt. Försök att bädda in de dåliga nyheterna i ett stödjande, inte det aktuella, Försök att bädda in det i en underordnad klausul i en mening. Syftet är inte att dölja de dåliga nyheterna, utan att mildra dess inverkan. " (Stuart Carl Smith och Philip K. Piele, Skolens ledarskap: Handbok för utmärkt i lärande av elever. Corwin Press, 2006)

Stängning

• "Att stänga ett meddelande som innehåller negativa nyheter bör vara artigt och användbart. Syftet med avslutningen är att upprätthålla eller återuppbygga goodwill ... Stängningen bör ha en uppriktig ton. Undvik överanvända stängningar som t.ex. Om du har några frågor, tveka inte att ringa... Erbjud mottagaren ett annat alternativ ... Att presentera ett annat alternativ förskjuter tonvikten från de negativa nyheterna till en positiv lösning. "(Thomas L. betyder, Affärskommunikation, 2: a upplagan South-Western Education, 2009)