Riktlinjer för att anta Du attityd i professionell skrivning

I professionella e-postmeddelanden, brev och rapporter är det troligt att betona vad läsarna vill eller behöver veta generera goodwill och leda till positiva resultat. I professionell skrivning, "du attityd "betyder att titta på ett ämne ur läsarens synvinkel (" du ") istället för vår egen (" mig "):

• Me Attitude: Jag har begärt att din beställning skickas ut idag.
• Du attityd: Du kommer att få din beställning senast onsdag.

"du attityd "handlar mer om att spela med pronomen eller till och med att spela trevligt. Det är bra affärer.

Vad får jag ut av det?

Placera dig själv i läsarens plats och fundera över vilken typ av e-post och brev som du vill ta emot. Som kund eller kund bryr sig de flesta av oss om våra egna intressen - det vill säga "vad är det för mig?" Detta perspektiv är så utbrett att det ofta förkortas till WIIFM, och det är ämnet för många artiklar och föreläsningar för säljrepresentanter och marknadsförare.

När företagsförfattare adresserar sina kunders eller kundernas egenintresse först, finns det en större sannolikhet för att:

• Meddelandet läses faktiskt
• Läsaren kommer att känna sig omhändertagna som ett resultat av läsningen av meddelandet
• Meddelandet hjälper till att skapa en starkare affär / kundrelation

Omvänt, ett meddelande som skapas ur "mig" (företaget) försummar kundens egenintresse. Som ett resultat kommer det sannolikt att skapa mer avstånd mellan företag och kund.

Fem riktlinjer för att skriva med "Du attityd"

• Upprätta en god, respektfull relation med dina läsare genom att adressera dem direkt, skriva i den aktiva rösten och använda den andra personen (du ditt, och din), inte bara den första (Jag, jag, min, vi, oss, och vår).
• Försök att vara empatisk med dina läsare. Fråga dig själv: vad vill de ha, vad behöver de veta, och vad är det för dem?
• Snarare än att fokusera på din produkt, din tjänst eller dig själv, stressa hur din läsare kommer att dra nytta av att följa ditt meddelande.
• Tjäna dina läsares respekt genom att vara artig, taktfull och nådig.
• Och slutligen, om du någonsin frestas att skriva "det ska gå utan att säga", kväva impulsen.

Jämför "Me Attitude" med "You Attitude" Writing

"Me attitude" -skrivning börjar med företagets behov snarare än kundens behov. Jämför till exempel dessa två beskrivningar av samma situation:

• För att slutföra vårt lager i tid stänger vi tidigt den 14 december. Planera att handla tidigt den dagen.
• Vi inbjuder dig att handla tidigt den 14 december så att vi kan tillgodose dina behov innan vår tidiga stängning.

I det första fallet ber författaren kunderna hjälpa till med affären genom att handla tidigt. I det andra fallet inbjuder författaren kunder att få de produkter och kundsupport de behöver genom att handla tidigt. Medan informationen som kommuniceras är densamma i båda fallen (vi stänger tidigt), är meddelandet helt annorlunda.