Hur man använder engelska grammatik för skrivinstruktioner

I affärsskrivning, teknisk skrivning och andra former av komposition, instruktioner är skriftliga eller talade anvisningar för att utföra en procedur eller utföra en uppgift. Det kallas också lärorikt skrivande.

Steg-för-steg-instruktioner använder vanligtvis den andra personens synvinkel (du, din, din). Instruktioner förmedlas vanligtvis i den aktiva rösten och med det nödvändiga humöret: Adressera din publik direkt.

Instruktioner skrivs ofta i form av en numrerad lista så att användare tydligt kan känna igen uppgifternas sekvens.

Effektiva instruktioner inkluderar vanligtvis visuella element (som bilder, diagram och flödesscheman) som illustrerar och klargör texten. Instruktioner avsedda för en internationell publik kan lita på helt på bilder och bekanta symboler. (Dessa kallas ordlösa instruktioner.)

Observationer och exempel

"Bra instruktioner är entydiga, förståelige, fullständiga, konsekventa och effektiva." (John M. Penrose, et al., Affärskommunikation för chefer: En avancerad strategi, 5: e upplagan Thomson, 2004)

Instruktionernas lättare sida: Handbok för de nyligen avlidna

Juno: Okej, har du studerat manualen?
Adam: Vi försökte.
Juno: Det mellanliggande kapitlet om haunting säger allt. Ta ut dem själva. Det är ditt hus. Hjärtade hus är inte lätt att komma med.
Barbara: Vi har det inte riktigt.
Juno: Jag hörde. Riv dina ansikten direkt. Det gör uppenbarligen inte bra att dra huvudet framför människor om de inte kan se dig.
Adam: Vi bör börja enklare då?
Juno: Börja enkelt, gör vad du vet, använd dina talanger, träna. Du borde ha studerat dessa lektioner sedan dag ett. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin och Geena Davis i Beetlejuice, 1988)

Grundläggande funktioner

"Instruktionerna tenderar att följa ett konsekvent steg-för-steg-mönster, oavsett om du beskriver hur du gör kaffe eller hur du monterar en bilmotor. Här är de grundläggande funktionerna i instruktionerna:

• Specifik och exakt titel
• Introduktion med bakgrundsinformation
• Lista över delar, verktyg och villkor som krävs
• Sekventiellt ordnade steg
• Grafik
• Säkerhetsinformation
• Slutsats som signalerar slutförandet av uppgiften

Sekventiellt ordnade steg är mittpunkten i en uppsättning instruktioner, och de tar vanligtvis mycket av utrymmet i dokumentet. "
(Richard Johnson-Sheehan, Teknisk kommunikation idag. Pearson, 2005)

Kontrolllista för skrivinstruktioner

1. Använd korta meningar och korta stycken.
2. Ordna dina poäng i logisk ordning.
3. Gör dina uttalanden specifika.
4. Använd det tvingande stämningen.
5. Lägg den viktigaste posten i varje mening i början.
6. Säg en sak i varje mening.
7. Välj dina ord noggrant och undvik jargon och tekniska termer om du kan.
8. Ge ett exempel eller en analogi om du tror att ett uttalande kan pussla en läsare.
9. Kontrollera ditt färdiga utkast för logik för presentation.
10. Utelämna inte steg eller ta genvägar.

(Anpassad från Skriva med precision av Jefferson D. Bates. Penguin, 2000)

Hjälpsamma ledtrådar

"Instruktioner kan vara antingen fristående dokument eller del av ett annat dokument. I båda fallen är det vanligaste felet att göra dem för komplicerade för publiken. Tänk noga på dina tekniska nivåer för dina läsare. Använd vitrum, grafik och andra designelement för att göra instruktionerna tilltalande. Det viktigaste, se till att ta med hänvisningar om varning, varning och fara innan stegen som de gäller. "
(William Sanborn Pfeiffer, Pocketguide för teknisk kommunikation, 4: e upplagan Pearson, 2007)

Testinstruktioner

För att utvärdera riktigheten och tydligheten i en uppsättning instruktioner, bjud in en eller flera personer att följa dina anvisningar. Observera deras framsteg för att avgöra om alla steg har genomförts korrekt på rimlig tid. När förfarandet är avslutat, be denna testgrupp att rapportera om eventuella problem de har stött på och att ge rekommendationer för att förbättra instruktionerna.