Protokoll i affärsskrivning

I affärsskrivning,protokoll är den officiella skriftliga protokollet för ett möte. Protokoll skrivs vanligtvis i det enkla förflutna. De fungerar som ett permanent register över de ämnen som beaktas, slutsatser som har nåtts, åtgärder som gjorts och uppgifter som ges. De är också en förteckning över vilka individer som bidrog till mötet när det gäller nya idéer och hur dessa idéer mottogs. Om det röstas vid ett möte fungerar protokollet som en förteckning över vem som röstade för och vem som röstade emot ett förslag, vilket kan tas i beaktande i framtiden när konsekvenserna av att antingen genomföra eller avvisa det förslaget kommer att realiseras.

Vem tar protokollet?

Vissa minuter hålls av en inspelningssekreterare, en anställd som har specifikt uppdrag att ta protokoll, föra alla register och filer, spåra närvaro- och omröstningsregister och rapportera till lämpliga utsedda parter (till exempel en styrelse eller den övre ledningen för ett företag ). Protokoll kan emellertid hållas av varje person som är närvarande vid ett möte och delas vanligtvis till alla medlemmar i enheten representerade vid mötet.

Huvuddelen av mötesprotokollet

Många organisationer använder en standardmall eller ett speciellt format för att hålla minuter, och ordningen på delarna kan variera.

• Rubrik-Namnet på utskottet (eller affärsenheten) och datum, plats och starttid för mötet.
• Deltagarna-Namnet på den person som genomför mötet samt namnen på alla som deltog i mötet (inklusive gäster) och de som var ursäktade från att delta.
• Godkännande av tidigare minuter-En anteckning om protokollet från det föregående mötet godkändes och om några korrigeringar gjordes.
• Åtgärder-En rapport om varje ämne som diskuterades vid mötet. Detta kan inkludera oavslutade affärer från föregående möte. (För varje punkt, notera ämnet för diskussionen, namnet på personen som ledde diskussionen och eventuella beslut som kan ha fattats.)
• Meddelanden-En rapport om eventuella tillkännagivanden från deltagarna, inklusive föreslagna dagordningsposter för nästa möte.
• Nästa möte-En anteckning om var och när nästa möte kommer att hållas.
• Uppskov-En anteckning när mötet avslutades.
• Signaturrad-Namnet på den person som utarbetade protokollet och det datum då de lämnades in.

observationer

"Skriva protokoll, var tydlig, omfattande, objektiv och diplomatisk. Tolk inte vad som hände; bara rapportera det. Eftersom möten sällan följer dagordningen perfekt, kan du hitta det utmanande att tillhandahålla en korrekt redogörelse för mötet. Om det behövs, avbryta diskussionen för att begära förtydligande.

"Spela inte in känslomässiga utbyten mellan deltagarna. Eftersom protokoll är den officiella referensen för mötet, vill du att de ska reflektera positivt på deltagarna och organisationen."
(Från "Teknisk kommunikation,"Nionde upplagan av Mike Markel)

Riktlinjer för att skriva mötesprotokoll

• Den som skriver protokollet bör ha förmågan att göra det i realtid när mötet fortskrider så att den färdiga produkten är i nästan slutlig form vid mötets slut.
• Protokollet bör koncentreras på resultat och målinriktade åtgärder.
• Bra minuter är korta och till sak. Det är inte ordförandekonton, utan snarare kortfattade sammanhängande sammanfattningar. Sammanfattningar bör innehålla punkter med överenskommelse och oenighet men kräver inte alla detaljer.
• Protokoll kan användas som källmaterial för en rapport eller memo, men de bör skrivas i syfte att sammanfatta händelser för dem som deltog i ett möte, snarare än för de som inte gjorde.
• Protokoll ska slutföras och fördelas omedelbart efter ett möte (tumregeln är inom en dag eller två).

Källa

• Hiebert, Murray; Klatt, Bruce. "The Encyclopedia of Leadership: En praktisk guide till populärt ledarskap."McGraw-Hill, 2001