Professionell kommunikation Definition och problem

Termen professionell kommunikation hänvisar till de olika formerna för att tala, lyssna, skriva och svara som utförs både på och utanför arbetsplatsen, vare sig det är personligen eller elektroniskt. Från möten och presentationer till memo och e-post till marknadsföringsmaterial och årsrapporter, i affärskommunikation, är det viktigt att ta en professionell, formell, civil ton för att göra det bästa intrycket på din publik, oavsett om dess medlemmar är dina kollegor, handledare eller kunder.

Författaren Anne Eisenberg illustrerar det på detta sätt: "Vad är bra professionell kommunikation? Det är att skriva eller prata som är korrekt, fullständigt och förståeligt för sin publik - som berättar sanningen om uppgifterna direkt och tydligt. Att göra detta kräver forskning, analys av publiken och behärska de tre sammanhängande elementen i organisation, språk och design och illustration. " ("Skriva bra för tekniska yrken." Harper & Row, 1989)

Även om du är bekväm med dina kollegor bör du fortfarande ta extra tid för att göra dina e-postmeddelanden bland dem professionella, korrekta och tydliga. Att bli för lat eller informell i dem (till exempel med grammatik, skiljetecken och stavning) kan reflektera dåligt på dig om ett meddelande skulle vidarebefordras till högre nivåer i företaget eller till mänskliga resurser. Håll dem alltid hjärtliga och läs igen för potentiella missförstånd innan du trycker på "skicka".

Sociala medier reflekterar över ditt varumärke

Med en mängd sociala medier som representerar ditt (och ditt företags) offentliga ansikte är det kritiskt att kommunikationen som presenteras där representerar dig väl. 

Författaren Matt Krumrie utarbetar: "För proffs visar deras varumärke på deras LinkedIn-foto och -profil. Det visas med din e-postsignatur. Det visas på Twitter med vad du tweetar och genom din profilbeskrivning. Någon form av professionell kommunikation, oavsett om det är avsett att eller inte, återspeglar ditt personliga varumärke. Om du deltar i ett nätverksevenemang är hur du presenterar dig själv hur människor uppfattar dig och ditt varumärke. " ("Kan en personlig varumärkescoach hjälpa min karriär?" Star Tribune [Minneapolis], 19 maj 2014)

Kom ihåg att det som är skickat i ett e-postmeddelande eller publicerat på Internet är mycket svårt att ta bort helt och om det har sparats av någon (t.ex. i en vidarebefordran eller retweet), är det möjligt att det aldrig kommer att försvinna helt. Låt andra granska vad du planerar att publicera, inte bara för skrivfel och faktafel utan för potentiell kulturell okänslighet. Även vara försiktig med vad du publicerar på dina personliga webbplatser och sidor, eftersom de kan komma tillbaka för att hemsöka dig professionellt, särskilt om du handlar med allmänheten eller kunder i ditt jobb - eller en dag vill ha ett jobb som gör. 

Interkulturell kommunikation

En fråga i dagens globala, sammankopplade ekonomi är potentialen för felkommunikation när man handlar med människor från andra kulturer om anställda inte är känsliga för normerna hos människor som de måste interagera med - och ett företag inte behöver ha att göra med människor överallt världen för att detta ska tillämpas. Även människor från hela USA har olika sätt att kommunicera på. Någon från söder eller Mellanvästern kan till exempel upptäcka trubbigheten i en New Yorker-förskjutning.

"Interkulturell kommunikation är kommunikation mellan och mellan individer och grupper över nationella och etniska gränser," konstaterar författarna Jennifer Waldeck, Patricia Kearney och Tim Plax. Det kan också uppstå i lantliga kontra städer eller generationsskillnader. De fortsätter:

"Interkulturell kommunikation kan bli särskilt problematisk för företagskommunikatörer när de börjar tro att hur människor i deras dominerande kultur kommunicerar är det enda eller bästa sättet, eller när de inte lyckas lära sig och uppskatta de kulturella normerna för människor de gör affärer med." ("Affärs- och professionell kommunikation i en digital tidsålder." Wadsworth, 2013)

Lyckligtvis har företag en mängd resurser tillgängliga för dem under paraplyen av "känslighetsutbildning." Att arbeta med olika kollegor kan hjälpa alla att förstå andras perspektiv. Använd dina kollegor för att lära dig deras synpunkter och förhindra gaffes i dina kommunikationer innan de händer.