Översikt över DoD-upphandlingsprocessen

Försvarsdepartementets upphandlingsprocess kan vara förvirrande och komplicerad. Det finns en mängd olika typer av kontrakt - var och en med sina egna plus- och minus. Bestämmelserna kan vara skrämmande eftersom de verkar vara storleken på skattekoden. Konkurrensen om kontrakt kan vara hård. Det finns mycket pappersarbete. Men försvarsavtal kan vara lönsamt och givande.

Försvarsdepartementets köp börjar vanligtvis vid en av tre punkter:

• enda källa upphandling
• upphandling enligt ett befintligt kontrakt med flera tilldelningar
• normal upphandling

Enda källans upphandlingar

Enskilda upphandlingar görs när det bara finns ett företag som kan uppfylla kontraktet. Denna upphandling är sällsynt och måste dokumenteras mycket väl av regeringen. Det är mer troligt att du får en enda källa när du har några offentliga kontrakt och har ett öppet kontraktsfordon.

Flera prisavtal

Upphandlingar enligt ett befintligt kontrakt med flera tilldelningar blir mycket vanligare. Flera tilldelningskontrakt (MAC) som GSA-scheman, Navy Seaport-e och Air Force NETCENTS II innebär att företag får ett kontrakt och tävlar sedan om uppdragsorder. Endast de företag som har ett kontrakt med flera tilldelningar kan tävla om uppdragsorder och uppdragsorder är arbetet. MAC är värdefulla eftersom antalet företag som kan tävla om de resulterande uppgiftsorderna är mycket mindre. Processen för att få en MAC liknar förvärv över $ 25 000 som diskuteras nedan.

En typ av flera tilldelningskontrakt är bred byrånsmeddelanden eller BAAs. BAA är uppmaningar som utfärdas av en byrå när den söker grundläggande forskningsarbete. Ämnen av intresse presenteras och företag och universitet lägger fram förslag med möjliga lösningar som behöver finansiering.

Normala upphandlingar

Normala upphandlingar delas mellan förenklade förvärv (de under 25 000 USD) och övriga.

Förenklade förvärv

Förenklade förvärv är inköp under 25 000 USD och kräver att den statliga inköpsagenten får offert antingen muntligt eller genom en kort skriftlig offert. Därefter utfärdas en inköpsorder till den lägsta ansvariga budgivaren. Marinen säger att 98% av deras transaktioner är under 25 000 dollar vilket betyder att det finns miljarder dollar tillgängliga för små företag. Förenklade förvärv annonseras inte så för att få dessa kontrakt måste du gå framför inköpsfolket så att de kommer att ringa och få en offert från dig.

Köp över $ 25 000

Köp över $ 25 000 publiceras på webbplatsen för federala affärsmöjligheter. På denna webbplats hittar du begäranden om förslag (RFP) för praktiskt taget allt som regeringen köper. Gå igenom RFP-sammanfattningarna noga och ladda ner RFP-dokumenten när du hittar en intresse. Läs dokumenten mycket noggrant och skriv ett förslag som svar och i fullständig överensstämmelse med RFP-dokumenten. Se till att du vet när förslaget ska betalas och få ditt förslag inlämnat före förfallodatum och tid. Sena förslag avvisas.

Förslagen utvärderas av regeringen enligt förfarandena i RFP. Ibland kan det ställas frågor men inte alltid. Merparten av tiden fattas beslutet enbart baserat på ditt förslag, så se till att allt finns i det eller så kan du förlora möjligheten.

När du har tilldelats kontraktet skickar en upphandlingsansvarig dig ett brev och kontaktar dig för att förhandla fram ett kontrakt. Om förhandlingarna går bra kommer ett kontrakt att slutföras. Vissa inköp kräver inte förhandlingar så regeringen kommer att utfärda en inköpsorder. Se till att du läser alla dokument noggrant och förstår helt vad de betyder. Kontraktering med försvarsdepartementet kan vara komplicerat - bättre att veta vad du håller med om än att ta reda på efter att du har tecknat ett juridiskt bindande kontrakt.

Det är nu dags att slutföra kontraktet och få mer arbete.